Терминал за работно време с отпечатък: избор и ползване
Как работи терминалът
Това е самостоятелен часовник за работно време, който не изисква компютър или облачна услуга, за да отчита идването и излизането. Всеки служител се записва с пръстов отпечатък или с PIN, а устройството запазва датата и часа на всяко събитие. Паметта е за до 1000 потребители и 100 000 записа за присъствие.
В края на периода отчетите се изтеглят през USB флашка във формат FAT32 и се отварят в Excel. Така часовете, извънредният труд и почивките лесно влизат в заплащането. Екранът е цветен и 2,4-инчов, терминалът тежи 0,33 кг и се монтира на стена.
Кому е подходящ и кога да изберете друг модел
Терминалът е подходящ за малки офиси, магазини, складове и работилници, където присъствието се отчита на един вход. Има смисъл, когато искате просто решение без абонамент и данните се събират на място.
- Подходящ е за един вход и ръчно изнасяне на отчета в края на месеца.
- Не е подходящ за няколко обекта, ако искате данните автоматично на едно място. Тогава изберете модел с мрежова връзка.
- PIN кодът е по-слаба защита, защото може да се предаде на колега. Ако искате карти, вижте модела с RFID.
Как да изберете терминал за работно време
Броят потребители трябва да покрива всички служители с запас, а 1000 е повече от достатъчно за малка фирма. По-важен е методът за идентификация: отпечатъкът е бърз, но при работници с груби ръце, мазоли или химикали разпознаването се влошава. В такива случаи PIN е резервният вариант.
Погледнете как излиза отчетът. Excel файлът е удобен, когато счетоводителят работи с таблици, но уточнете дали се отделят смени и извънреден труд. Монтирайте терминала на височина около 120–150 см, далеч от слънце и влага и близо до контакт.
Настройка, поддръжка и защита на данните
При първото включване задайте точна дата и час и ги проверявайте при смяна на лятно и зимно часово време. Записвайте служителите с поне два пръста и ги учете да поставят пръста плътно и в центъра на сензора. Почиствайте сензора с мека суха кърпа, без силни разтвори.
Изнасяйте отчета редовно и пазете копие, защото паметта е ограничена. Пръстовите отпечатъци са биометрични данни и по GDPR са специална категория лични данни. Преди внедряване информирайте служителите писмено, определете кой има достъп до терминала и обмислете по-малко интрузивна алтернатива, например карта или PIN.
Сравнение с други терминали от каталога
В каталога има още два терминала за работно време с различен набор от методи.
Този терминал е добър избор за малък екип, който иска отпечатък и PIN. Ако служителите ползват карти или фирмата е по-голяма, изберете модела с 3000 потребители. За безконтактно отчитане потърсете терминала с лицево разпознаване.
| Продукт | Цена | Подходящ за |
|---|---|---|
| Този терминал, отпечатък и PIN, 1000 потребители | 112,43 € | Малък екип и един вход |
| Терминал с отпечатък, RFID и PIN, 3000 потребители | 122,66 € | По-голяма фирма и работа с карти |
| Терминал с лице, отпечатък, RFID и PIN | 127,77 € | Безконтактно отчитане и четири метода |
Преди поръчка уточнете
Преди покупка е полезно да изясните няколко практични въпроса.
- Дали сред 12-те езика на менюто има български.
- Как изглежда примерният Excel отчет и отделя ли смени и извънреден труд.
- Какво е захранването и какви са размерите на корпуса.
- Колко бързо се разпознават сухи или влажни пръсти.
Често задавани въпроси
Накратко за най-честите въпроси около терминалите за работно време.
Нужен ли е компютър за работа?
Не за ежедневната работа. Терминалът запазва събитията сам, а за отчета ви трябват флашка и компютър с Excel.
Какво да се направи, ако пръстът не се разпознава?
Почистете сензора и ръцете и запишете пръста отново по-плътно. За постоянно решение ползвайте PIN.
Законно ли е да се ползват пръстови отпечатъци?
Възможно е при правно основание по GDPR и уведомяване на служителите, като работодателят преценява дали няма по-малко интрузивен начин. При съмнение се допитайте до юрист или до Комисията за защита на личните данни.
Колко време стига паметта от 100 000 записа?
При 20 служители с по две отчитания на ден това са около десет години при 250 работни дни в годината. Отчетът все пак е добре да се изнася редовно.